Terminarz wizyt to podstawowe narzędzie każdej recepcji. Sposobów na rejestrację wizyt lekarskich jest wiele, stąd placówka medyczna może dobrać najbardziej odpowiedni dla swojej praktyki. Zwracamy jednak uwagę na elektroniczny terminarz wizyt, którego popularność wśród klinik rośnie.
Czym jest elektroniczny terminarz wizyt?
Elektroniczny terminarz to przede wszystkim zarządzanie wizytami w formie elektronicznej, tj. na komputerze, telefonie, tablecie. Przewagą tego rozwiązania jest duża przejrzystość informacji w porównaniu z papierowym kalendarzem, w którym wprowadzanie zmian może spowodować niemały chaos. Placówki medyczne coraz częściej korzystają z tego typu rozwiązań głównie ze względu na lepszą organizację pracy jak i oszczędności. Papierowe wersje muszą być archiwizowane i przechowywane w pudłach, gdyby znalazła się konieczność zajrzenia do nich.
Co powinien zawierać elektroniczny terminarz?
Po pierwsze powinien dawać możliwość swobodnego dodawania zdarzeń w wyznaczonym przez klinikę czasie oraz ich zmianę. To podstawowa funkcja kalendarza. Kolejną rzeczą jest standard wprowadzania informacji. Oznacza to, że kalendarz powinien mieć pola, które są istotne z punktu widzenia działalności kliniki. Dla przykładu rodzaj wizyty lekarskiej powinien być wprowadzany w pole o takiej nazwie. Jeśli tak się nie stanie, to klinika będzie musiała wyznaczyć standard uzupełniania informacji, a to zazwyczaj kończy się tym, że osoby obsługujące rejestrację zapominają co w danym polu powinno być wpisane. Zdarzenia w kalendarzu mają wtedy różną strukturę i panuje nieporządek.
Terminarz ma za zadanie zorganizować i uprościć pracę recepcji, dlatego istotne jest także, aby interfejs aplikacji był przyjazny dla użytkowników. Przy podejmowaniu decyzji na najwyższym szczeblu kliniki należy pamiętać o użytkownikach systemu, którzy będą z systemem na co dzień pracować. Dlatego kwestię przyjazności interfejsu można przedyskutować bezpośrednio z osobami, które będą na kalendarzu pracowały.
Dodatkowe funkcje
Przy wyborze terminarza należy wziąć też pod uwagę dodatkowe udogodnienia takie jak:
- Możliwość podglądu kalendarza w różnych wariantach (dzienny, tygodniowy, miesięczny)
- Historia zmian zdarzeń
- Powiadomienia SMS/email o wpisie lub wypisie zdarzenia do kalendarza
Nie ulega wątpliwościom, że elektroniczny terminarz najlepiej działa w oprogramowaniu medycznym, które oprócz obsługi rejestracji posiada moduł przeprowadzania wizyt. Dzięki temu klinika integruje najważniejsze procesy w jednym narzędziu. Jest to duże uproszczenie dla managerów klinik jak i dla innych pracowników: lekarzy i recepcji.