Kim jest nasz klient?
JJClinic to prywatna klinika medyczna zlokalizowana w Dąbrowie pod Poznaniem. Oferuje kompleksową opiekę medyczną, opartą na doświadczeniu w medycynie sportowej oraz ścisłej współpracy interdyscyplinarnego zespołu specjalistów. Obecnie klinika pracuje w modelu obejmującym 13 specjalizacji i zespół 41 specjalistów.
Korzenie w sporcie wyczynowym
Klinika powstała z inicjatywy dr. Jacka Jaroszewskiego oraz Pawła Bambra – lekarza i fizjoterapeuty Reprezentacji Polski w piłce nożnej. Doświadczenia wyniesione ze sportu zawodowego ukształtowały filozofię JJClinic: holistyczne podejście do pacjenta, pracę zespołową oraz ciągłe doskonalenie procesów.
Rozwój jako stały element strategii
W ostatnich dwóch latach JJClinic weszła w fazę intensywnego rozwoju. Rozbudowa zespołu, poszerzenie oferty, rebranding oraz cyfryzacja ścieżki pacjenta sprawiły, że pojawiła się potrzeba wdrożenia narzędzia, które nadąży za tempem zmian i zapewni spójność operacyjną kliniki.
Wyzwania kliniki przed wdrożeniem systemu eGabinet
W szczególności istotne było:
- monitorowanie statystyk miesiąc do miesiąca
- analiza obłożenia specjalistów
- obserwowanie trendów i sezonowości
- przewidywanie zapotrzebowania na dodatkowe godziny pracy
Wielokanałowa rejestracja pacjentów
eGabinet jako odpowiedź na potrzeby JJClinic
Intensywna faza rozwoju
Decyzja o wdrożeniu eGabinet była świadomym krokiem biznesowym. Klinika szukała rozwiązania, które nadąży za dynamicznymi zmianami organizacyjnymi i umożliwi dalsze skalowanie działalności.
Decyzja strategiczna, nie operacyjna
Zmiana systemu nie wynikała z niedostatków poprzedniego narzędzia, lecz z potrzeby dopasowania oprogramowania do nowego etapu rozwoju JJClinic. Kluczowe znaczenie miała elastyczność, intuicyjność i brak funkcji nieużytecznych w codziennej pracy.
Aplikacja w chmurze i prostota
JJClinic zależało na nowoczesnym, chmurowym systemie, który będzie dostępny z każdego miejsca i dopasuje się do dynamicznego trybu pracy zespołu medycznego.
E-rejestracja jako szybkie wdrożenie
Istotnym elementem decyzyjnym był moduł e-rejestracji. Klinika rozważała stworzenie własnego systemu zapisów online lub skorzystanie z gotowego rozwiązania dostępnego w ramach eGabinet. Druga opcja pozwoliła szybko i bez nadmiernych kosztów dotrzeć do pacjentów preferujących samodzielną rejestrację online.
Testy w realnych warunkach
Obecnie JJClinic testuje moduł e-rejestracji umożliwiający zapisy do 38 specjalistów. Przy ruchu na stronie sięgającym ok. 2,5 tys. unikatowych użytkowników miesięcznie (liczba stale rosnąca) system sprawdza się dobrze - zarówno pod względem stabilności, jak i wygody dla pacjentów oraz zespołu.
„Możliwość samodzielnej rejestracji online na fizjoterapię to duże ułatwienie dla pacjentów. Mogą szybko zapisać się na wizytę w dogodnym dla siebie momencie, bez konieczności kontaktu z recepcją. To skraca drogę do terapii i poprawia dostępność usług."
Partnerska współpraca i transparentność
Jasna komunikacja i roadmapa
Od początku współpracy zespół JJClinic ceni transparentność eGabinet. Klinika regularnie otrzymuje informacje o planach rozwojowych, aktualizacjach oraz kolejnych modułach systemu.
Wdrożenie jako proces
Jeśli dana funkcja wymaga dopracowania, zespół otrzymuje jasną informację, czy i kiedy będzie realizowana oraz jakie rozwiązania tymczasowe można stosować.
Kontakt z realnymi osobami
Duże znaczenie ma bezpośredni kontakt z zespołem eGabinet, który zna kontekst kliniki i historię wdrożenia.
Model płatności dopasowany do potrzeb
Modułowy model płatności pozwala JJClinic korzystać wyłącznie z funkcji, które są faktycznie potrzebne.
Co zyskała klinika JJClinic dzięki eGabinet?
Kalendarz wizyt – centrum codziennej pracy
Intuicyjne zarządzanie grafikami
Jedną z najczęściej wykorzystywanych funkcji w JJClinic jest kalendarz wizyt, który umożliwia zarządzanie pracą 41 specjalistów oraz planowanie kolejnych dni i godzin wizyt.
Najważniejsze korzyści to:
- intuicyjna obsługa
- czytelne widoki kalendarzy
- sprawne zarządzanie pracą interdyscyplinarną
- brak przeciążenia zbędnymi funkcjami
"System jest bardzo intuicyjny w codziennej pracy. Podczas szkolenia wprowadzającego lekarze szybko przyswoili jego obsługę, a po wdrożeniu liczba pytań była minimalna.”
Prostsze zarządzanie wizytami i rejestracją
Spójność wielu kanałów
Po wdrożeniu eGabinet proces rejestracji stał się bardziej uporządkowany i mniej podatny na błędy, co miało szczególne znaczenie przy rosnącej liczbie wizyt i zwiększającej się dostępności terminów.
Najważniejsze zmiany obejmują:
- szybszą edycję i dodawanie wizyt
- mniejszą liczbę pomyłek
- lepszą integrację wielu kanałów rejestracji
- zautomatyzowaną komunikację z pacjentami
„Dzięki eGabinet widzimy na bieżąco, które gabinety są zajęte, usprawniliśmy proces fakturowania i mamy szerszy obraz funkcjonowania kliniki.”
Dane i raporty wspierające decyzje
Analityka w praktyce
Największą wartością systemu dla JJClinic okazały się raporty i dostęp do danych, które realnie wspierają decyzje operacyjne i strategiczne. Zespół korzysta m.in. z analiz:
- obłożenia grafików
- statystyk miesiąc do miesiąca
- struktury pacjentów (nowi vs. powracający)
- trendów sezonowych
- typów wizyt
“Intuicyjne moduły statystyk oraz finansowy usprawniły przygotowywanie miesięcznych rozliczeń i planowanie działań operacyjnych.”
Oszczędność czasu i większa przejrzystość pracy
Po kilku miesiącach pracy z eGabinet zespół JJClinic mógł realnie ocenić wpływ systemu na codzienne funkcjonowanie kliniki. Zmiany objęły zarówno organizację pracy zespołu, jak i komfort pracy specjalistów.
Najważniejsze efekty operacyjne to:
- oszczędność czasu pracy recepcji
- sprawniejsza komunikacja zespołu
- szybsze planowanie grafików
- mniej zapytań wewnętrznych i pomyłek w zapisach
- natychmiastowy dostęp do statystyk
- prostsze miesięczne podsumowania
„Jako lekarz ortopedii sportowej doceniam system, który mogę mieć zawsze przy sobie i który nadąża za moim dynamicznym trybem pracy.”
Efekty wdrożenia eGabinet w JJClinic
Wdrożenie eGabinet pozwoliło JJClinic uporządkować kluczowe procesy i stworzyć solidne zaplecze do dalszego rozwoju.
Najważniejsze rezultaty to:
- krótszy czas obsługi pacjenta
- lepsze zarządzanie obciążeniem specjalistów
- mniej nieporozumień w grafikach
- sprawniejsza rejestracja online
- jasne i dostępne statystyki
- łatwiejsze planowanie pracy zespołu
"Z perspektywy recepcji największą zmianą jest większa przejrzystość i płynność pracy. Mamy jasny widok na wizyty i kalendarze, co ułatwia codzienną organizację i pozwala skupić się na jakości obsługi pacjenta.”