Prowadzisz placówkę medyczną lub klinikę i zastanawiasz się z jakimi obowiązkami wiąże się KSeF i jak nowe regulacje wpłyną na wystawianie faktur w Twoim gabinecie? Jeśli tak, przeczytaj ten artykuł i poznaj zagadnienia najczęściej nurtujące właścicieli klinik odnośnie Krajowego Systemu eFaktur.
Czym jest KSeF?
Krajowy System eFaktur (KSeF) to ogólnopolska platforma Ministerstwa Finansów, która służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur. Główne cele KSeF to:
- uszczelnienie systemu podatkowego, ponieważ faktury będą widoczne dla Urzędu Skarbowego, a to ogranicza wyłudzenia VAT.
- automatyzacja obiegu dokumentów. Wszystkie faktury VAT w tym systemie mają jednolity format XML, co pozwala ustandaryzować księgowanie.
- Eliminacja papierowych faktur i bezpieczeństwo - dzięki temu zostaje usunięte ryzyko zgubienia lub zniszczenia faktury, ponieważ w KSeF dokumenty przechowywane są przez 10 lat w wersji elektronicznej.
- szybszy zwrot VAT - dotychczas zwrot VAT trwał do 60 dni. Wprowadzone zmiany pozwolą skrócić ten czas do 40 dni.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Jeśli w 2024 roku Twoja sprzedaż przekroczyła 200 milionów złotych, to obowiązek wystawiania faktur w KSeF zaczął się dla Ciebie już od 1 lutego 2026 roku. Jeśli nie - masz jeszcze trochę czasu. Dla pozostałych podatników VAT obowiązek wystartuje od 1 kwietnia 2026 roku.
KSeF a program do zarządzania gabinetem
Wybierając pierwsze oprogramowanie EDM do gabinetu lub decydując się na zmianę systemu, warto sprawdzić, czy dostawca oprogramowania zapewnia integrację z KSeF. Dlaczego to takie ważne? Ponieważ dzięki temu nie będziesz musiał logować się do zewnętrznych platform i cały proces wystawiania faktur zgodnie z KSeF będziesz prowadzić w jednym narzędziu. Tak to właśnie działa w eGabinet.
Jak zintegrować placówkę medyczną z KSeF w eGabinet?
Aby wszystkie faktury wystawiane w systemie eGabinet były automatycznie wysyłane do KSeF, wymagane jest przeprowadzenie prostej integracji. Wystarczy, że zalogujesz się do systemu KSeF (https://ksef.podatki.gov.pl/), wygenerujesz i skopiujesz token, a następnie wkleisz go w okienku w systemie eGabinet. Gotowe 🙂
Co zyskasz dzięki integracji KSeF z eGabinet?
Nowa funkcjonalność umożliwia automatyczną wysyłkę faktur wystawionych w eGabinet bezpośrednio do KSeF.
Jak to działa w praktyce?
- po wystawieniu faktury w systemie eGabinet, dokument jest automatycznie przesyłany do KSeF,
- użytkownik nie musi wykonywać żadnych dodatkowych działań, takich jak ręczna wysyłka faktur,
- system na bieżąco wyświetla status wysyłki faktury (np. „trwa wysyłanie”, „wysłana”).
Integracja eGabinet z KSeF sprawia, że obsługa faktur pozostaje prosta, a jednocześnie spełnia nowe wymagania prawne.
Podsumowanie
W naszym systemie KSeF działa w tle, automatycznie obsługując proces wystawiania i odbierania faktur, bez konieczności zmiany dotychczasowego sposobu pracy placówki. Dzięki temu personel administracyjny może mieć pewność, że rozliczenia są realizowane zgodnie z aktualnymi przepisami. Integrując KSeF z systemem EDM eGabinet, placówki medyczne i kliniki zyskują bezpieczne, zgodne z prawem rozwiązanie, które upraszcza codzienną pracę.
