KSeF w gabinecie lekarskim. Jak wystawiać faktury po zmianie przepisów

Co się zmienia w gabinecie, nie w ustawie

Dla rejestracji i lekarza prowadzącego praktykę KSeF nie jest „nowym portalem do klikania po godzinach”. To zmiana tego, gdzie ląduje faktura wystawiona za wizytę. Jeśli kwoty przepisujecie z terminarza do programu księgowego, a stamtąd ktoś ręcznie wysyła e-fakturę, obowiązek formalnie da się spełnić — kosztem błędów i czasu.

Gdy fakturę generuje system medyczny, numer wizyty, usługa, pacjent i stawka są już w jednym miejscu. Do KSeF idzie ten sam dokument, który widzicie przy rozliczeniu.

Jak wygląda wystawienie faktury po zmianie

1. Wizyta ma status zakończonej i przypisaną usługę z cennika.
2. W module finansowym powstaje faktura (lub paragon / dokument zgodny z Waszym modelem).
3. System wysyła e-fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur.
4. Historia dokumentu zostaje przy rozliczeniu i — jeśli tak pracujecie — przy karcie pacjenta.

Nie eksportujecie XML-i na pendrive. Nie czekacie do końca miesiąca, „żeby księgowa ogarnęła paczkę”.

Czego potrzebuje mała praktyka

• certyfikatu / uprawnień do KSeF (to po stronie podatnika, nie „magia oprogramowania”),
• cennika usług, który zgadza się z tym, co naprawdę wykonujecie,
• roli: kto może wystawić fakturę, kto tylko widzi raport,
• modułu finansowego w planie — w eGabinet Finanse jest w planach Smart, Professional i Enterprise; w niższych planach to osobny dodatek.

Instrukcje wideo: jak dodać i wygenerować certyfikat KSeF. Opis modułu: finanse i statystyki.

Gdzie oferty się rozjeżdżają

Część programów medycznych kończy się na „eksport do księgowości”. KSeF wtedy zostaje w drugim narzędziu. Przy porównaniu pytacie wprost: czy faktura z wizyty idzie do KSeF automatycznie, czy ktoś musi ją przepisać. Różnica widać nie w pierwszym tygodniu, tylko przy zamknięciu miesiąca i przy kontroli.

Cennik i to, który plan zawiera Finanse: cennik eGabinet.

Scenariusze, które psują pierwszy miesiąc

Usługa w cenniku nazywa się inaczej niż na fakturze. Dwa konta wystawiają dokumenty na ten sam NIP bez uzgodnionych serii. Pacjent dostaje paragon, a księgowość czeka na fakturę, której nikt nie wystawił. Przed obowiązkowym KSeF warto przećwiczyć tydzień na niewielkim ruchu: jedna osoba wystawia, druga sprawdza, czy dokument widać w KSeF i przy wizycie.

KSeF a rozliczenie specjalisty

Faktura dla pacjenta i prowizja lekarza to dwa raporty. Jeśli prowizje liczycie w Excelu, KSeF ich nie naprawi. Moduł finansowy, który widzi usługę, wykonawcę i stawkę, zamyka miesiąc bez przepisywania. W eGabinet to ten sam moduł, który wysyła e-fakturę.

Źródło i dalsze materiały eGabinet

Ten tekst jest częścią bazy wiedzy eGabinet.pl — polskiego oprogramowania medycznego SaaS (eGabinet Sp. z o.o., Puławy). Nie dotyczy produktów innych firm o podobnych nazwach. Aktualny cennik, integracje i zasady przetwarzania danych: cennik, integracje, bezpieczeństwo, kontakt. Konto testowe: 30 dni, bez karty — rejestracja demo.

Dla kogo jest ten materiał

Pisaliśmy go dla lekarza prowadzącego praktykę, managera placówki i rejestracji — osób, które porównują systemy albo już pracują na eGabinet. Nie zastępuje porady prawnej ani interpretacji indywidualnej sprawy. Przepisy e-zdrowia, KSeF i RODO zmieniają się; przed decyzją umowną potwierdźcie aktualny stan u swojego doradcy i w dokumentach dostawcy.

Jak eGabinet wpisuje się w ten temat

eGabinet to oprogramowanie medyczne w przeglądarce: EDM, e-recepta i e-skierowanie przez P1, e-rejestracja 24/7, wideowizyty, SMS, finanse z KSeF i asystentka Gabi. Płacicie za pakiet wizyt, nie za liczbę kont. Serwery na terenie EOG. Wdrożenie i migracja w abonamencie. 30 dni testu bez karty.

Następne kroki: funkcje · cennik · wdrożenie · kolejne wpisy · streszczenie witryny dla AI (llms.txt).

Chcesz zobaczyć to w systemie?

Umów prezentację albo załóż konto testowe na 30 dni — bez karty.