Rejestracja pacjenta w placówce medycznej w kontekście przepisów RODO, które weszły w życie 25 maja 2019 roku wciąż budzą wiele wątpliwości. Pracownicy, którzy obsługują rejestrację nie zawsze są właściwie przeszkoleni. Przestrzeń w placówce medycznej zazwyczaj zagospodarowana jest w sposób, który nie zapewnia komfortu rejestracji pacjenta.
Rejestracja pacjenta przy okienku
Organizując proces rejestracji pacjenta w przychodni przy tzw. okienku lub po prostu przy stanowisku recepcji, należy pamiętać o kilku rzeczach. Pierwszą istotną rzeczą jest to, żeby recepcja znajdowała się w bezpiecznej odległości od poczekalni. Czym jest bezpieczna odległość? Taka, która zapewnia swobodne przeprowadzenie rozmowy pracownika recepcji z pacjentem. W przypadku gabinetów ginekologicznych recepcja pobiera wstępny wywiad od pacjenta przed wejściem do gabinetu lekarza. Stąd też jeśli praca w Twojej klinice zorganizowana jest podobnie, to pamiętaj o tym, że pacjenci mogą czuć się skrępowani opowiadając o ostatniej miesiączce lub ciąży, kiedy wszyscy w poczekalni będą się temu przysłuchiwać.
Dodatkowym aspektem podczas rejestracji pacjenta, jest zapewnienie przestrzeni, której nie będą naruszać osoby czekające w kolejce za obsługiwaną osobą. Posłużyć temu może narysowanie linii, za którą osoby oczekujące na obsługę nie mogą przejść. Dodatkowo można zawiesić kartkę w widocznym miejscu z informacją o tym, że przy stanowisku recepcji może znajdować się tylko osoba obsługiwana.
Rejestracja pacjenta przez telefon
Pacjent rejestrujący się przez telefon także zasługuje na poufność. W tym kontekście także istotna jest przestrzeń, w której pracownik rejestracji przebywa. Otwarta przestrzeń powoduje, że rozmowę może usłyszeć osoba niezwiązana z placówką, dlatego trzeba zachować szczególną ostrożność. Jeśli pacjent przez telefon przekazał niewyraźnie informacje, to pracownik rejestracji powinien poprosić go o powtórzenie. Recepcja nie powinna powtarzać za pacjentem na głos numeru pesel, czy imienia i nazwiska pacjenta. Mogłoby to doprowadzić do identyfikacji pacjenta przez osoby niemające prawa do tego prawa.
Rejestracja online pacjenta
W kontekście rejestracji pacjenta online dużą rolę odgrywa program, który obsługuje ten typ rezerwacji. Z punktu widzenia placówki medycznej istotne jest, aby system medyczny zawierał odpowiedni formularz służący do rejestracji. ). Formularz rejestracji pacjenta na wizytę musi być skonstruowany w odpowiedni sposób. Pracownik w późniejszym etapie weryfikuje pacjenta, dlatego jest to tak istotne. Zazwyczaj formularz ten składa się z imienia i nazwiska, peselu oraz nr telefonu (pomijamy kwestie związane z tworzeniem konta). Rejestracja musi znać dane osobowe oraz telefon kontaktowy. Dobrą praktyką jest weryfikacja numeru telefonu przez system. Pozwala to na zmniejszenie ryzyka gromadzenia nieprawdziwych informacji.
Rejestracja pacjenta w placówce medycznej musi być przede wszystkim komfortowa dla pacjentów. Przy tworzeniu stanowiska recepcji należy pamiętać o zachowaniu odpowiedniej odległości od poczekalni oraz od oczekujących osób w kolejce. Dodatkową kwestią jest zwrócenie uwagi na sposób rejestracji telefonicznej oraz rejestracji online (jeśli z takiej opcji korzysta placówka medyczna).
Zobacz więcej: RODO w Twojej placówce medycznej