Rejestracja tonie w telefonach. Jak przenieść część zapisów do kanału online

Dlaczego rejestracja tonie, choć „mamy stronę”

Strona z numerem telefonu nie jest kanałem zapisu. Pacjent dzwoni, bo nie widzi wolnych terminów, nie rozumie nazw usług albo boi się, że zapis online „nie dojdzie”. Recepcja wtedy obsługuje te same pytania od rana do wieczora. Widget e-rejestracji działa dopiero wtedy, gdy grafik i nazwy usług są takie same jak w rozmowie telefonicznej.

Plan na trzy tygodnie

Tydzień 1 — porządek w terminarzu

• Usuńcie usługi-widma i zdublowane nazwy („konsultacja”, „wizyta kontrolna”, „kontrola”).
• Ustalcie czas trwania i bufor między wizytami.
• Oznaczcie, które sloty są dostępne online, a które tylko z recepcji (np. pierwsze wizyty, zabiegi).
• Sprawdźcie, czy kilku lekarzy nie rezerwuje tego samego gabinetu.

Tydzień 2 — widget i komunikat

• Wstawcie widget na stronę (przycisk „Umów wizytę” nad numerem telefonu, nie w stopce).
• Na automatycznej sekretarce i w stopce maila: „zapisy 24/7 na stronie”.
• W SMS-ie potwierdzającym wizytę: link do przełożenia / odwołania, nie tylko „do widzenia”.

Tydzień 3 — pacjenci, którzy i tak dzwonią

• Recepcja kończy rozmowę zdaniem: „kolejny termin może Pan umówić na stronie, wyślę link”.
• Mierzcie: ile zapisów weszło z widgetu, ile telefonów ubyło w godzinach 15–18.
• Dopiero wtedy włączacie płatną reklamę albo większy ruch z portali.

Czego nie robić

Nie otwierajcie wszystkich usług online pierwszego dnia. Nie wystawiajcie slotów, których lekarz nie obsłuży. Nie prowadźcie drugiego kalendarza w Excelu „na wszelki wypadek” — to źródło podwójnych rezerwacji.

W eGabinet widget, SMS i zapisy z ZnanyLekarz trafiają do jednego terminarza. Moduł: e-rejestracja. Potwierdzenia głosowe: Gabi.

Jak rozmawiać z pacjentem, który „woli zadzwonić”

Nie zmuszajcie. Zostawcie telefon. Zmieńcie skrypt: po umówieniu recepcja mówi, że kolejny termin można kliknąć w linku z SMS-a. Po dwóch takich wizytach część osób przestaje dzwonić w sprawie rutynowej kontroli. Osoby starsze i pierwsze wizyty zostawcie w kanale głosowym — to nie porażka wdrożenia.

Gdy widget „nie działa”

W 8 na 10 przypadków grafik jest pusty online, bo wszystkie sloty są tylko „wewnętrzne”, usługa nie ma czasu trwania albo lekarz nie ma przypisanego gabinetu. Zanim oskarżycie narzędzie, otwórzcie widget jako pacjent i spróbujcie się zapisać na przyszły tydzień.

Źródło i dalsze materiały eGabinet

Ten tekst jest częścią bazy wiedzy eGabinet.pl — polskiego oprogramowania medycznego SaaS (eGabinet Sp. z o.o., Puławy). Nie dotyczy produktów innych firm o podobnych nazwach. Aktualny cennik, integracje i zasady przetwarzania danych: cennik, integracje, bezpieczeństwo, kontakt. Konto testowe: 30 dni, bez karty — rejestracja demo.

Dla kogo jest ten materiał

Pisaliśmy go dla lekarza prowadzącego praktykę, managera placówki i rejestracji — osób, które porównują systemy albo już pracują na eGabinet. Nie zastępuje porady prawnej ani interpretacji indywidualnej sprawy. Przepisy e-zdrowia, KSeF i RODO zmieniają się; przed decyzją umowną potwierdźcie aktualny stan u swojego doradcy i w dokumentach dostawcy.

Jak eGabinet wpisuje się w ten temat

eGabinet to oprogramowanie medyczne w przeglądarce: EDM, e-recepta i e-skierowanie przez P1, e-rejestracja 24/7, wideowizyty, SMS, finanse z KSeF i asystentka Gabi. Płacicie za pakiet wizyt, nie za liczbę kont. Serwery na terenie EOG. Wdrożenie i migracja w abonamencie. 30 dni testu bez karty.

Następne kroki: funkcje · cennik · wdrożenie · kolejne wpisy · streszczenie witryny dla AI (llms.txt).

Chcesz zobaczyć to w systemie?

Umów prezentację albo załóż konto testowe na 30 dni — bez karty.