Przychodnia z kilkoma specjalistami nie potrzebuje osobnego kalendarza na każdy gabinet i osobnej kartki na recepcji. Potrzebuje jednego grafiku, w którym widać, kto przyjmuje, jaka usługa wchodzi w wizytę i która rejestracja może ten termin oddać pacjentowi. Opis programu dla takiej placówki jest na stronie oprogramowanie dla przychodni. Poniżej sama organizacja grafiku, bez cennika.
Jeden grafik, kilka osób
Każdy specjalista ma własne godziny przyjęć i własne usługi. Recepcja widzi je w jednym widoku, bo pacjent rzadko dzwoni „do kalendarza doktora”. Dzwoni z objawem albo z nazwą badania. Jeśli usługa jest przypisana tylko do jednej osoby, zapis nie wyląduje u kogoś, kto jej nie wykonuje.
Wspólny grafik nie oznacza wspólnej kolejki. Wizyta ma wykonawcę. Zamiana dnia między lekarzami jest przesunięciem ich godzin, a nie przepisaniem cudzych pacjentów na inną osobę bez decyzji rejestracji.
Usługa, cena i prowizja przy wizycie
Przy kilku kontraktach sama lista wizyt nie wystarcza do rozliczenia miesiąca. Usługa ma cenę dla pacjenta i stawkę prowizji dla osoby, która ją wykonała. Zestawienie za okres bierzecie z modułu finanse i statystyki, bez przepisywania wizyt do arkusza. Faktury za wizyty idą przez KSeF w tym samym programie.
Rozliczenie eGabinet jest za liczbę wizyt, nie za liczbę kont. Dodanie kolejnego specjalisty do grafiku nie jest osobną opłatą za stanowisko.
Ten sam grafik w telefonie i w e-rejestracji
Jeśli pacjent może zapisać się sam, widzi te same wolne terminy co recepcja. Formularz na stronie, który wysyła maila „proszę o kontakt”, nie jest wspólnym grafikiem. Zapis online ma schodzić z tego samego terminarza, z tą samą nazwą usługi. Jak przenieść część telefonów na ten kanał, jest w artykule jak przenieść zapisy pacjentów do kanału online.
Poranny przegląd, zanim otworzy się rejestracja
Zanim pierwszy pacjent zadzwoni, recepcja sprawdza trzy rzeczy: kto dziś przyjmuje, które usługi są zamknięte i czy wczorajsze odwołania zwolniły terminy. W jednym grafiku ta lista jest na ekranie. Gdy każdy lekarz trzyma własny kalendarz, recepcja zbiera ją telefonicznie i pierwszy kwadrans i tak jest stracony.
Urlop i zamiana dnia wchodzą do grafiku przed komunikatem dla pacjentów, nie po. Inaczej e-rejestracja przez noc odda terminy, których rano już nie ma.
Zamiana wykonawcy nie przenosi prowizji sama
Jeśli wizytę przejmuje inna osoba, w grafiku zmienia się wykonawca tej wizyty. Prowizja idzie za osobą, która usługę wykonała, a nie za tą, która była wpisana przy pierwszym zapisie. Stawka siedzi przy wizycie, a zestawienie miesiąca bierzecie z modułu finanse i statystyki.
Faktura za wizytę idzie przez KSeF w tym samym programie. Osobny arkusz do prowizji ma sens tylko wtedy, gdy stawkę ktoś świadomie dopisze spoza cennika. Nie jako jedyne miejsce, w którym widać, ile wizyt wykonał specjalista.
Pierwszy tydzień po włączeniu wspólnego grafiku
- Dzień 1: godziny przyjęć i nazwy usług, po jednej liście na osobę.
- Dzień 2: recepcja umawia tylko z tego grafiku. Telefon lekarza nie jest drugim terminarzem.
- Dzień 3–5: e-rejestracja na te same usługi, najpierw dla jednej specjalizacji, nie dla całej przychodni naraz.
Jeśli w tym tygodniu terminy z telefonu i z widgetu się rozjeżdżają, zapis online zostaje wyłączony do czasu, aż nazwy usług będą te same. Formularz „oddzwonimy” tego nie naprawi.
Czego nie ustawiać na skróty
- Jedna usługa „wizyta” dla całej przychodni. Recepcja i tak dopytuje, do kogo zapisać.
- Osobny kalendarz w telefonie lekarza obok programu. Terminy się rozjeżdżają tego samego dnia.
- Prowizja liczona z pamięci na koniec miesiąca. Przy kilku osobach błąd wychodzi przy pierwszej wypłacie.
Warunki migracji danych z poprzedniego programu ustalamy indywidualnie. Test eGabinet trwa 7 dni, bez karty. Przebieg wdrożenia: wdrożenie. Cennik wizyt: cennik.